档案资料管理是每个企事业单位都需要面临的事情，档案种类繁杂，数量巨大，延续应用传统的人工纸张记录方式会给管理造成诸多难题，导致档案的丢失混乱，从而造成不便，因而应用一套系统的现代化的管理方案是十分必要的。大连锟程科技设计研发的基于rfid技术的档案管理系统，主要是由数据管理系统和档案管理信息系统组成的，可以有效的对传统档案管理进行信息化完善和补充，为档案的管理和保存、查找带来质的提升。
在大连锟程科技智能档案管理系统中，rfid数据管理系统是整个系统的数据存取中心与信息输出终端，由中心数据库和智能管理硬件设备组成。其中硬件设备包括读写器和手持机，是信息传输的重要端口，读写器用于标签信息的录入和导出，手持机用于对现场信息的采集和通讯，采集到信息导入数据库记录分析，从而达到为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。而档案管理信息系统则由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统四部分构成。其中储位管理子系统包括储位自动识别模块和档案自动识别模块，安全管理子系统又包括监控模块和警报模块。该系统与数据管理系统是通过接口互通实现对接，数据管理系统负责档案信息的采集、储存，电子标签的管理，档案管理系统负责将收集到的档案信息进行管理和应用。系统支持设置权限管理，以实现档案管理的安全性。
一般来讲，档案的管理流程是入库-盘点-查阅-防盗-销毁等几部分构成的。在新增档案入库前，首先要根据档案的类别、年份、密闭登记、管理方向等规定的管理信息对其进行编制管理，并通过读写器将所有相关信息写入电子标签，标签内生成的数据信息被传送到中心数据库里以备系统内其他管理模块调用。应用rfid技术管理档案，可实现快捷简便的信息化盘点工作。查询子系统下达盘点任务，并通过读写器对档案信息进行收集整理，包括档案具体信息以及储位信息等，将收集到的信息自动返回中心数据库，数据库进行核对清点，异常信息由管理员利用手持机进行进一步的手机核对，并现场完成信息的匹配，达到快速盘点的目的。
查询功能完全由查询管理子系统完成，工作人员根据需要输入档案的编号、名称等相关信息进行查询，档案自动识别模块对信息进行识别匹配，储位接受查询指令亮灯指示档案具体位置，工作人员拿到档案后经过出库口时，库门安装的阅读器将再次对标签信息进行读取审核，与系统出库档案一致会放行，不一致会发出警报信息，处理异常领取。对于所有阅读器识别范围内的档案，当被异常取出时，监控模块均会激活警报模块发出异常情况警报。
档案的价值收时间效应影响很大，对于失去管理价值的档案，企事业档位将会予以销毁处理。以减轻对档案管理资源的占用。在档案管理过程中，超过预期管理时效的档案将自动提示销毁信息，由管理部门决定是否进行销毁处理，实现对档案的有效期管理。销毁档案的标签可以卸载下来，对信息进行更新修改，重复利用在新增档案上。
大连锟程科技设计研发的智能档案管理系统，可帮助企事业单位有效的对档案进行分类管理，解决传统管理不当的问题，方便档案的存档和查找，为企业管理提供便利。系统的建立，不仅可以更好的解决档案混乱管理的问题，还可以规划档案存储空间，整合传统纸张档案占用资源，避免因管理混乱造成的资源浪费的问题。
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